Pourquoi la conformité des achats peut-elle être un défi et comment les sociétés d’approvisionnement peuvent-elles faire partie de la solution ?
Il n’y a rien de plus frustrant pour un service d’approvisionnement ou une équipe opérationnelle que d’avoir des programmes sous-traités qui sont considérablement sous-utilisés. Cette situation peut rapidement s’aggraver, mettant le siège en porte-à-faux avec les sites sur le terrain et empêchant d’obtenir de bonnes performances financières. Pourquoi les opérateurs sur le terrain ont-ils du mal à respecter les règles d’achat ? Voici quelques raisons pour lesquelles les sites sur le terrain pourraient ne pas utiliser les programmes d’approvisionnement, et comment les sociétés d’approvisionnement peuvent aider à remédier à ces lacunes.
Le programme sous-traité n’est pas compétitif par rapport au marché
Les performances opérationnelles sont mesurées à la fois en fonction des recettes et des coûts. Le coût des aliments étant l’un des deux coûts les plus élevés qu’un service de restauration doit gérer, les exploitants accordent beaucoup d’attention aux prix des ingrédients. Lorsqu’un opérateur peut acheter un produit similaire à un prix inférieur à celui de l’article sous-traité par l’entreprise, il le fait généralement. Les services d’approvisionnement qui passent des contrats directement avec les fournisseurs font de leur mieux pour garantir la compétitivité du programme ; cependant, il peut être difficile d’évaluer la compétitivité et d’effectuer une analyse complète des prix. Les données sont souvent difficiles à obtenir et les prix peuvent varier considérablement d’un marché à l’autre. Les sociétés d’approvisionnement peuvent souvent apporter leur aide dans ce domaine en raison du nombre de clients avec lesquels elles travaillent et du nombre de références dont elles disposent pour valider le programme proposé par les fournisseurs.
Le programme sous-traité accorde plus d’importance aux rabais qu’au prix
Il arrive que la valeur globale d’un programme soit bonne mais que l’attribution des remises ne soit pas équilibrée. Les sites sur le terrain effectuent souvent leurs achats en fonction du prix facturé et non de la valeur totale du programme. Si la majeure partie de la valeur du programme est liée aux remises, il se peut que l’activité d’achat soit parfaitement rationnelle mais sous-optimale. Pour encourager la conformité des achats, l’opérateur doit être incité correctement. Il y a deux façons d’y parvenir :
- Le prix net à l’unité doit refléter la majorité de la valeur du programme ou
- L’opérateur doit bénéficier de la valeur totale du programme.
Dans les deux cas, l’opérateur sera en mesure d’acheter le meilleur article à la fois pour l’opération sur le terrain et pour l’équipe d’approvisionnement de l’entreprise. C’est en aidant à identifier le bon équilibre entre le rabais et le prix que les sociétés d’approvisionnement excellent. Les rapports et les analyses d’une société d’approvisionnement peuvent aider à déterminer s’il existe un écart qui doit être corrigé.
Le domaine manque de visibilité sur les programmes
Il arrive que l’adoption d’un programme échoue non pas en raison de sa valeur, mais en raison d’une mauvaise mise en œuvre. Les fournisseurs et les distributeurs ont-ils correctement mis en œuvre le programme ? Les prix et les remises sont-ils correctement saisis ? Si la réponse est « non » à l’une ou l’autre de ces questions, les problèmes ont-ils été détectés au moyen d’un processus d’audit quelconque? La gestion de la mise en œuvre correcte des programmes des fournisseurs et des distributeurs est essentielle pour susciter un comportement d’achat adéquat. Si la tarification n’est pas correcte, la conformité des achats s’en ressentira. Certaines entreprises sont en mesure de consacrer des ressources internes à la gestion de la mise en œuvre et de l’audit des prix ; toutefois, si ce n’est pas le cas, il s’agit d’un autre domaine dans lequel un groupe d’approvisionnement peut être en mesure d’apporter son aide. Nombre d’entre eux disposent de plateformes technologiques d’audit capables d’examiner régulièrement les prix et de récupérer les sommes dues à des surfacturations.
Il arrive qu’un programme soit correctement mis en œuvre, mais qu’il ne soit tout simplement pas extensible. Ce qui peut être un excellent programme pour un distributeur peut ne pas être reconnu par un autre. Le distributeur ou le fournisseur peut également imposer certaines restrictions quant à l’accès au programme. Parfois, ces restrictions sont si lourdes que seul un très petit groupe de sites peut en bénéficier. Souvent, ces restrictions sont fonction de l’échelle et du pouvoir de négociation. Un partenariat avec un groupe d’approvisionnement peut souvent minimiser ces types de lacunes dans la couverture du programme et les disparités en termes de valeur. En outre, des conversations directes avec les fournisseurs et les distributeurs sur les seuils de volume peuvent déboucher sur des aménagements, en particulier lorsque le volume de l’ensemble du système est sur une trajectoire positive. En général, les fournisseurs et les distributeurs seront plus disposés à travailler avec vous pour répondre à vos besoins si vous pouvez leur garantir qu’ils vendront plus de produits.
Stock limité chez les distributeurs
Quelle que soit la qualité du programme que votre équipe d’approvisionnement a contracté, le terrain doit être en mesure de trouver les produits. Si le nombre de points de distribution proposant les produits sous contrat est limité, la conformité des achats des opérateurs sera également limitée. Essayez de demander à vos distributeurs de stocker les produits. Si cela n’est pas possible parce que vos sites n’utilisent pas suffisamment le produit pour respecter les minima de stockage, vous pouvez essayer de travailler avec une société d’approvisionnement qui a des relations avec vos distributeurs et qui peut vous aider à stocker. Les contrats GPO couvrent généralement tous leurs membres, ce qui signifie qu’il est plus probable qu’un programme sous contrat soit déjà disponible et en stock ou qu’il puisse être stocké. Cela sera également utile lors de la mise en œuvre d’un nouveau programme. Il est plus probable que les produits du fournisseur soient stockés afin que tous les sites clients puissent en profiter.
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